Trong quá trình làm việc, yếu tố quan trọng nhất để định hình cách làm việc, tâm trạng và hiệu suất công việc của một nhân viên. Đó là môi trường làm việc. Để phát triển môi trường làm việc, phương pháp 5s ra đời. Phương pháp này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc định hình phong thái làm việc của một tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc 5s là gì? trình bày nội dung và lợi ích của 5s để các bạn hiểu chi tiết về phương pháp này. 

Định nghĩa 5s 

5s là tên gọi tắt của một phương pháp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc. 5s là tập hợp của những từ viết tắt trong tiếng Nhật khi được phiên âm sang Tiếng Việt mang ý nghĩa như sau: Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp xếp); Seiso (Sạch sẽ); Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn sàng). Phương pháp 5s được áp dụng thành công đầu tiên ở Nhật Bản với mục đích tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện lợi, sạch sẽ, gọn gàng, khoa học cho doanh nghiệp. 

Nội dung và quy trình của 5s

Để cấu thành lên phương pháp 5s cần thiết phải có những chi tiết dưới đây:

Sàng lọc – Sort 

Đây được coi là cách phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Bước đầu tiên làm tiền đề cho phương pháp 5s.

Một nguyên tắc căn bản trong sàng lọc đó là: Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến 

Để thực hiện bước sàng lọc, ta cần quan sát thật kĩ nơi làm việc, xác định những thứ không cần thiết cho công việc. Xác nhận lại một lần nữa có ai cần dùng thứ đó hay không. Nếu không cần thiết có thể hủy bỏ 

Sắp xếp – Set in order 

Mang ý nghĩa tổ chức, sắp xếp lại theo tiêu chí, kế hoạch, dễ tìm, dễ thấy. Theo tiêu chí của phương pháp này, mọi thứ cần được đặt đúng vị trí và phải dễ sử dụng khi cần thiế. 

Tất cả những thứ cần được sắp xếp đều là thứ cần thiết. Công việc của bạn là sắp xếp lại cho hợp lý, suy nghĩ cái gì nên ở đâu cho thẩm mỹ và thuận tiện nhất trong quá trình sử dụng. 

Sạch sẽ – Shine

Sạch sẽ là yếu tố quan trọng nhất để tạo ra một môi trường làm việc theo đúng nghĩa. Nếu không gian làm việc không sạch sẽ sẽ ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo, hiệu suất làm việc. 

Một môi trường làm việc sạch sẽ sẽ tạo ra sản phẩm chấy lượng. Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp và lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính lại bụi bẩn. Dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch sẽ và một tâm thái làm việc hoàn toàn mới. 

Săn sóc – Standardize

Tiếp tục duy trì các tiểu chuẩn đã đề ra ở trên và thực hiện liên tục làm tiền đề cho sự phát triển thành 5s

Sẵn sàng – Sustain

Rèn luyện để tạo thói quen kỉ luật, tác phong nhanh nhẹn, nề nếp. Luôn sẵn sàng hành động với tinh thần chủ động, tự giác trong công việc. 

5s có thể áp dụng cho tất cả từ văn phòng, công trường đến các nhà xưởng. Nơi nào diễn ra các hoạt động thì cần có sự sắp xếp, phân loại nhằm tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Một môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động. 

Lợi ích khi áp dụng 5s cho doanh nghiệp

Không thể phủ nhận phương pháp 5s được áp dụng với mọi loại hình tổ chức, phù hợp với hầu hết quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. 

Nhằm tạo ra một môi trường chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và thay đổi tư duy cũng như một số vấn đề mà các doanh nghiệp đang gặp phải, 5s ra đời nhằm xóa bỏ những vấn đề còn tồn đọng của doanh nghiệp như: 

• Khâu tổ chức rườm rà, không cần thiết
• Môi trường làm việc không sạch sẽ, ngăn nắp. Khi cần dùng đến lại không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn
• Lãng phí thời gian, công sức trong việc tìm kiếm và sắp xếp đồ đạc 
• Kho hàng, cảng bừa bộn dẫn đến hiệu suất làm việc kém, giao hàng chậm trễ 
• Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố không đáng có 
• Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao, nhân viên chưa có tinh thần tự giác và chủ động trong công việc được giao  

Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5s 

Nhà lãnh đạo cam kết và biết hỗ trợ 

Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5s đó chính là lời cam kết của nhà lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của nhà lãnh đạo tạo nên sức mạnh cho đội nhóm 

Đào tạo

Cần thiết phải tổ chức những buổi đào tạo để mọi người có nhận thức đầy đủ về vai trò, lợi ích của 5s. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức và cách tiến hành cơ bản của 5s 

Tự nguyện tham gia: 

Phải để cho mỗi cá nhân cảm nhận được ý nghĩa thì họ sẽ tự giác chấp hành phương pháp này. Hãy tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người và lấy đó làm căn bản của 5s 

Lặp lại chu trình 5s với tiêu chuẩn cao hơn 

Chu trình thực hiện 5s cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý của tổ chức. 

Những thông tin trên đây phần nào giải đáp thắc mắc:“5s là gì? nội dung và lợi ích của 5s” Nếu các bạn thấy hữu ích hãy chia sẻ bài viết này nhé!