Excel một trong những phần mềm thông dụng nhất hiện nay, được sử dụng khá phổ biến trong đời sống hàng ngày. Trong một số trường hợp bạn sẽ phải cập nhật dữ liệu từ nhiều file excel về một file excel duy nhất. Vậy cách làm cụ thể như thế nào? Cùng đón đọc bài viết dưới đây để có thêm thông tin chi tiết bạn nhé!
Hiện nay có khá nhiều cách để bạn có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều file thành một file. Tùy theo nhu cầu cá nhân mà có thể liệt kê ba cách làm thông dụng nhất hiện nay bao gồm:
Cập nhật dữ liệu từ nhiều file excel về một file excel duy nhất
Cập nhật dữ liệu về một file dữ liệu để dễ dàng tìm kiếm thông tin
Bạn có thể áp dụng cách làm này với những dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhưng template của mỗi file là giống nhau. Theo đó mục tiêu của bạn chính là tổng hợp dữ liệu trong một sheet Excel để đảm bảo dễ nhìn nhất. Cụ thể, các trường hợp cần dùng đến thủ thuật này như: tổng hợp danh sách nhân viên theo từng tháng, báo cáo doanh thu, cập nhật danh sách học sinh,….Cách cập nhật dữ liệu từ nhiều file excel về một file excel duy nhất như sau:
Bước 1: Download toàn bộ các file bạn muốn gộp dữ liệu thành một folder lớn. Cách làm này sẽ không phân biệt tên của các file với nhau mà chỉ có điều kiện duy nhất là các file phải có chung template. Nghĩa là tiêu đề giữa các file là giống nhau.
Bước 2: Mở 1 file Excel mà bạn sẽ dùng để tổng hợp các dữ liệu, sau đó thực hiện theo thao tác sau: Data –> Get Data –> From File –> From Folder.
Bước 3: Chọn nguồn dữ liệu folder mà bạn đã tạo. Trong đó có chứa tất cả các file cần cập nhật thông qua công cụ Browse. Sau đó nhấn chọn Ok (ví dụ trong hình file dữ liệu tên Data Source.
Bước 4: Sau khi chọn xong, trên màn hình sẽ xuất hiện bảng có chứa tất cả các file mà bạn muốn tổng hợp dữ liệu. Lúc này chỉ cần chọn Transform Data.
Mở hộp thoại Power Query và lấy data của tất cả các file thông qua các thao tác sau: Add Column –> Custom Column –> Nhập câu lệnh (Excel.Workbook –> trong cột Available Column chọn Content, true ) –> OK.
Bước 5: Tìm cột có tên Custom, sau đó tích vào các nội dung như hình ảnh bên dưới để gộp dữ liệu.
Bước 6: Tìm cột Custom.Kind, sau đó chọn Sheet (do một số file không có được định dạng table). Cuối cùng nhấn OK.
Bước 7: Để hoàn thiện bảng và xóa các cột dư thừa, ban cần chọn Costom.Data –> Click chuột phải –> Remove Other Columns.
Bước 8: Trích xuất dữ liệu trong công cụ Custom.Data và ấn OK. Trong bước này bạn có thể bỏ chọn những cột mà không cần dùng đến.
Bước 9: Chọn tiêu đề cho bảng bằng cách click chuột vào biểu tượng Table ở góc bên trái màn hình -> chọn Use First Row as Headers. Lúc này toàn bộ dữ liệu mà bạn tổng hợp sẽ nằm trong 1 sheet của file excel.
Bước 10: Chọn Home -> Close&Load –> Close & Load To –> Table –> New Worksheet –> OK
Sau khi hoàn thành thiết lập thông qua 10 bước trên, bạn chỉ cần thêm một file mới vào folder sau đó chọn Data -> refresh all. Tất cả các dữ liệu của bạn sẽ được cập nhật về một file duy nhất. Tuy nhiên cần đảm bảo các file có template là giống nhau.
Tìm hiểu chung về Excel
Phần mềm Excel với nhiều ứng dụng thông minh trong đời sống
Microsoft Excel được biết đến là chương trình xử lý nằm trong bộ công cụ Microsoft Office. Nhằm giúp người dùng có thể ghi lại, trình bày hoặc xử lý các thông tin dưới dạng bảng tính. Bên cạnh đó với Excel, bạn có thể thỏa mái tính toán, xây dựng các hàm vô cùng nhanh chóng. Với nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện với người dùng, chương trình Excel được sử dụng vô cùng phổ biến hiện nay.
Ngày nay Excel có rất nhiều ứng dụng trong đời sống, sức mạnh của chúng đã được tích hợp sử dụng trong công cụ phân tích và tìm kiếm của Facebook. Không những vậy các lập trình viên cũng đánh giá, đây là một công cụ tuyệt vời với những tính năng phong phú, người dùng cần tốn thời gian mới có thể tìm hiểu hết. Nếu muốn sử dụng bảng tính để cập nhật thông tin thì Excel chính là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.
Hy vọng với những thông tin tổng quan về Excel cũng như cách cập nhật dữ liệu từ nhiều file excel về một file excel duy nhất được trình bày ở trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Từ đó áp dụng thành công trong công việc của mình.
